Archive for março, 2012
O desmonte só começa quando todos os participantes do evento forem embora
Esta parece uma afirmação óbvia, mas, ao frequentar diferentes eventos, é possível entender a importância de reforçá-la aqui.
Vou relatar um fato que pude presenciar: Era uma festa de formatura. O cerimonial contratado para organizar a festa recebe os convidados e, após 3 ou 4 horas de evento começado, desarruma-se a decoração. O buffet retira as toalhas, cadeiras e mesas dos convidados que foram embora, tudo isso enquanto os outros convidados estão aproveitando a festa. O anfitrião não sabe o que fazer. A festa estava prevista para durar a noite toda, mas, como metade dos convidados tinham ido embora, o cerimonial sentiu-se à vontade para iniciar o desmonte da festa. Em função disso, os demais convidados ficaram constrangidos, como se estivessem sendo convidados a se retirar. Então, acabam saindo e a festa termina antes do previsto. O cliente ficou decepcionado. Era sua festa de formatura, um momento especial que foi prejudicado por incompetência do cerimonial. A imagem da empresa ficou abalada: tanto clientes quanto convidados ficaram com uma opinião negativa da sua atuação. A imagem que a contratante deixou foi de desorganização, falta de respeito e incompetência. O caso foi parar na justiça.
Assim, vale reforçar: enquanto houver 1 convidado, todo o cerimonial deve trabalhar normalmente. O atendimento e serviço prestado deve-se manter com a mesma qualidade até que todos os convidados se retirem. Só então, após a saída do último, é que a produção responsável pelo evento deve iniciar o desmonte.
Para os clientes, vale sempre a atenção com os contratos. Estabelecer as regras, deixar evidente aquilo que se espera da festa e do atendimento é fundamental, além, óbvio da escolha de empresas que tenham credibilidade e boa imagem no mercado. Buscar referências é essencial.
Para os produtores de eventos, fica a dica: o evento só acaba quando todos os convidados forem embora. Iniciar o desmonte com os participantes presentes é uma gafe que demonstra falta de organização, desrespeito, incompetência é inexperiência. Portanto, o cuidado e a atenção com os convidados e seu bem-estar no evento deve estar sempre em primeiro lugar.
Flávia L. Pereira
CCunha: Adorei o exemplo.
Diferença entre desmonte e pós-evento
Desmonte do evento é uma fase que ainda faz parte do que chamamos evento. Resume-se à retirada dos materiais do local onde o evento foi realizado, a devolução desses materiais ao seu lugar de origem e, ainda, aos pagamentos dos contratos.
Ações de pós-evento, no entanto, compreendem aquilo que se faz após o dia do evento: envio de cartões de agradecimento, edição das imagens de forma a conseguir produtos de divulgação dos próximos eventos, utilização desses produtos como portfólio para avanço da empresa produtora no mercado, estudo do resultado das avaliações externa e interna, ou seja, toda a finalização das ações referentes ao evento de maneira organizada e satisfatória para todos os públicos envolvidos.
Cuidando do Plano de Ações
A melhor maneira de garantir o sucesso do evento em todas as suas etapas é elaborar e manter atualizado um bom plano de ações. Nele devem constar as diferentes etapas das ações a serem realizadas até o encerramento do evento, incluindo seu desmonte.
Devem-se discriminar todas as atividades referentes ao desmonte do evento: retirada dos materiais de decoração, de iluminação e som, do buffet, recursos audiovisuais etc. E os produtores do evento devem acompanhar todo esse processo.
Além disso, deve-se organizar também as atividades referentes ao pós-evento como: prestação de contas, relatório final, ofícios de agradecimento, material para a imprensa, anais do evento, devolução de materiais alugados, entre outros.
Flávia L. Pereira
CCunha: Bons exemplos. Retirei a parte final e coloquei no lugar certo: categoria O – Pós-evento
Planejar o desmonte
A eficiência no desmonte de um evento refletirá o nível de organização e planejamento de seus produtores. Para realizar um desmonte satisfatório é primordial que todos os detalhes sejam previstos desde a elaboração do plano de ações do evento. Só assim será possível cuidar desta etapa final do evento de forma organizada e eficiente.
Planejar: esse é o ponto que faz toda a diferença nessa hora. Muitos produtores se preocupam com o planejamento da preparação do evento e de sua execução, dando menor importância ao desmonte. No entanto, essa etapa final é tão importante quanto as outras. Um desmonte mal executado reflete na imagem da empresa, demonstrando falta de organização e dando uma impressão negativa para os contratantes.
Por isso, deve-se planejar todos os detalhes do desmonte desde a preparação do evento, evitando falhas e imprevistos.
Flávia L. Pereira
CCunha: Com alguns ajustes de linguagem, este post deixou bem clara a necessidade de planejar o desmonte, previsão de detalhes muitas vezes esquecida pelos produtores de eventos.
O casamento ou formatura termina, mas o trabalho continua
Todos os tipos de eventos exigem continuação do trabalho mesmo depois de sua realização. Falemos, por ora, apenas sobre as cerimônias de casamento e formaturas. Isto porque depois da execução, as empresas contratadas devem cuidar do álbum de fotos, dos vídeos e seus pagamentos finais.
Pode-se dizer que, depois da execução da cerimônia, outra etapa começa: é o momento de receber o cliente para escolha e montagem das fotos, edição das imagens e músicas para o vídeo, tudo dentro de prazos previamente estabelecidos.
Neste sentido, a organização para o cumprimento dos prazos, bom atendimento ao cliente, a qualidade do serviço prestado são fundamentais. Esta etapa é tão importante quanto o evento em si. Imagine não entregar as fotos de um casamento ou formatura? Ou não permitir a escolha das imagens, suas montagens e efeitos? Ou não deixar o cliente opinar sobre a montagem do vídeo? Ou, depois de fazer tudo isso, entregar um material de baixa qualidade?
Para as empresas fornecedoras, é fundamental prestar bom serviço, mantendo sua boa imagem e reputação no mercado; afinal, nestes tipos de eventos os clientes buscam referências e indicações, e de nada adiantará executar um bom evento se o seu desmonte e pós-evento forem mal realizados.
Flávia L. Pereira
CCunha: Eu completaria dizendo que o produtor de eventos deve se certificar da competência e seriedade dos seus fornecedores. Pareceu-me que você não atinou para o fato de que o pós-evento é de responsabilidade da produtora de eventos…
Projeto de fundamentação – estratégias de desenvolvimento
Como parte do projeto de fundamentação de um evento, um dos pontos principais é a exposição da estratégia de desenvolvimento. É essa estratégia – ou metodologia – que nos faz presumir o êxito do evento.
Pensar na estratégia de desenvolvimento é determinar como será o evento constituído. Aqui começamos a pensar nos procedimentos que devem ser utilizados no processo do evento: decidir se ele será pago ou gratuito – se for pago, definir se vai haver preço único ou desconto para estudantes, idosos, etc; pensar em informações que, sendo divulgadas, podem aumentar o interesse do público, como a existência de famosos no evento, a discussão de temas polêmicos; pensar também o processo de condução do evento – quem o fará, em qual momento falará; guiar o trabalho de quantas pessoas estiverem envolvidas, direta e indiretamente, na produção do evento em questão.
O último item a ser planejado, ainda no campo das estratégias de desenvolvimento, é o esboço do roteiro do evento. Digo esboço, pois sabemos que, no decorrer dele, alguns imprevistos teimam em acontecer. Estabelece-se o roteiro a partir do horário para início do evento, com a recepção dos convidados – e credenciamento, se houver. Nesse momento é interessante que haja algo para entreter os convidados, como música, vídeo etc. É importante que eles não fiquem entediados enquanto esperam o início do evento, esse é o objetivo.
Conforme o evento, um mestre de cerimônias irá iniciá-lo, dar possíveis advertências (sobre uso de celulares, saídas de emergência etc) e apresentar os convidados. É necessário respeitar o tipo do evento. Se for uma festa, a ideia é que as pessoas conversem, interajam, sem muitas limitações de silêncio. No entanto, no caso de uma reunião, as coisas ocorrem de maneira diferente: é estritamente importante esperar pela vez de falar, respeitar o ambiente de trabalho e a seriedade que a situação pede. Em uma palestra, o silêncio é igualmente importante, e as pessoas devem fazer perguntas apenas quando isso lhes for autorizado. Nesse caso, o mestre de cerimônias agradece aos componentes da mesa e direciona os convidados ao coffe-end. Vejam, então, que até mesmo o simples roteiro do evento inclui “estratégias de desenvolvimento”.
Tainan Guimarães
CCunha: As ideias aqui desenvolvidas são da melhor qualidade. No entanto, Tainan, releia, e verá que tive de mudar a redação de diversas partes, para que elas – as ideias – ficassem mais bem ordenadas.
Diferença entre objetivos de um evento e resultados esperados
Todo evento deve ser realizado com um objetivo maior (e outros secundários) em relação a um público de interesse (e talvez públicos secundários, também).
Podemos chamar de objetivo, por exemplo, integrar os componentes de uma empresa, ou instruir sobre um novo produto a ser lançado, ou discutir o planejamento do ano seguinte, conforme a situação. Quando o objetivo não está claro, não é possível escolher o tipo de evento adequado nem a melhor metodologia para o evento escolhido.
Quando falamos em resultados esperados, muitos confundem com objetivos. Não. Os objetivos são, inicialmente, da equipe gestora e, em seguida, assimilados pela produtora de eventos. Já os resultados esperados estão focados no público de interesse. São os resultados que a equipe gestora espera que sejam alcançados pelo público.
Pra ficar mais claro, nada como um exemplo. Tomemos o objetivo de instruir o público sobre um novo produto a ser vendido pelo público de gerentes. Se o objetivo é instruir o público, o resultado esperado pode ser que o público de gerentes saia do evento pronto para repassar as informações para seus funcionários. Isso é mensurável.
Com objetivos e resultados bem claros, fica mais fácil escolher a metodologia do evento. Suponha que, por instruir, a produtora de eventos tenha entendido apenas “falar”. Então, escolherá a metodologia chamada “palestra”, talvez sem sequer um recurso audiovisual. O objetivo pode ter sido atendido, mas provavelmente os resultados esperados não sejam alcançados. Eu tinha dito que os resultados eram mensuráveis. Simples: basta pôr um dos gerentes para “repetir” todas as informações que ouviu. Só aí saberemos se a tal palestra alcançou os resultados esperados ou não. Se não tiver alcançado, provavelmente a metodologia deve ser modificada. Que tal seria mudar a palestra por um workshop, ou por um jogo empresarial?
Projeto de fundamentação – Por que ele é importante
Um projeto de fundamentação de um evento, para ser bem feito, exige que estejam presentes alguns quesitos importantes. Primeiro apresenta-se o projeto, descrevendo o que ele é e sua importância, fazendo com que as pessoas apreendam seu conteúdo de maneira clara. Essa é a parte mais geral, é onde ocorre uma aproximação com o evento. É o primeiro contato.
A classificação do grupo de interesse vem logo depois e também é necessária. É importante que se defina o principal grupo de interesse e outros pequenos grupos, divididos por segmentos.
Ao abordar o objetivo, deve-se esclarecer qual o foco do evento, a partir de verbos, como discutir, integrar, orientar, preparar.
O próximo ponto a discorrer é o que se espera do projeto, quais serão os resultados esperados. Com a existência de diversos públicos de interesse dentro de um mesmo projeto, deve-se dividir também os resultados por grupo. Por exemplo, para os funcionários de determinada empresa, os resultados esperados são tais. Já para os estagiários, são tais outros, e assim por diante. Sugere-se fazer uma tabela com a indicação de tais resultados por público, para melhor visualização.
O passo posterior é indicar de que maneira os resultados esperados serão medidos, indicando também as datas de tais procedimentos, compartimentalizados por público.
O evento, claro, pede também uma justificativa. Nesse momento, é interessante expor o porquê da escolha de tal evento em detrimento de outros; de que maneira ele influencia na vida daqueles públicos; apresentar a possibilidade de edições posteriores; e delimitar os subtemas, caso existam.
Tainan Guimarães
CCunha: Bem, Tainan, ficou faltando dizer qual a grande diferença entre objetivos do evento e resultados esperados. Notei que você não compreendeu bem essa diferença, por isso escreveu de modo confuso, mas já corrigi o texto. Vou escrever um post sobre essa diferença, que é muito importante.
Queijos e vinhos: como combiná-los?
No dia 22 de Março de 2012 às 15 horas, no auditório do Departamento de Ciências da Vida da Universidade do Estado da Bahia, será realizada a inauguração do site Curto Sim Salvador, evento exclusivo para os alunos do 6° semestre de Relações Públicas da mesma instituição. A estrutura do buffet do evento será baseada numa recepção com queijos e vinhos, reunião tipicamente realizada à noite, na qual são oferecidos queijos acompanhados pelos vinhos que melhor combinem com o paladar daqueles. Dentre a grande variedade de queijos e vinhos que será oferecida na ocasião, será que você, convidado, se sentirá seguro para optar pela combinação mais adequada? Foi pensando nisso, que eu e os demais responsáveis pelo evento elaboramos este post.
Numa recepção com queijos e vinhos, os queijos devem ser consumidos no decorrer da noite sempre obedecendo a ordem de se iniciar pelos mais suaves e se finalizar com os mais fortes. O ideal é que sejam previstas de três a quatro categorias de queijo para a ocasião. Abaixo seguem as categorias e alguns de seus respectivos queijos:
Suaves: Emmental, saint-paulin, port-salut, brillant-savarin
Meio Picantes: Gouda, brie, cantal, boursin a l’ail
Picantes: Camembert, pont-l’éveque, chèvre
Muito Picantes: Roquefort, chèvre muito seco, vieux coantal, boursin au poivre.
Vale lembrar que os exemplos citados são apenas indicações. O que prevalece é o gosto dos anfitriões e as possibilidades de mercado, sendo que a quantidade de queijo prevista para cada pessoa é de 250g.
Os vinhos por sua vez, seguem o paladar dos queijos. Queijos suaves pedem vinhos tintos leves, queijos mais fermentados pedem um vinho tinto encorpado, e os mais picantes combinam com os vinhos brancos, bem secos. Abaixo listamos algumas combinações entre queijos e vinhos:
Queijo emmental e gruyère: Vinho tinto leve.
Queijo gouda e prato: Vinho tinto fino ou branco seco.
Queijo da Serra da Estrela: Vinho tinto Dão.
Queijo de cabra: Vinho branco seco.
Fonte: CALDERARO, Marta. Etiqueta e boas maneiras. Rio de Janeiro: Nova Fronteira, 1983.
Em nome de todos os demais organizadores do evento, espero ter esclarecido as suas dúvidas de como combinar queijos e vinhos. Solicito a todos os alunos do 6° semestre de Relações Públicas da UNEB que chequem ao longo da próxima semana a seção de comentários deste post, na qual serão postados os nomes dos queijos e vinhos que serão servidos no dia do evento. Bon appetit!
Débora Galindo
Bell Marques comete gafe em casamento
Segunda, 12 de Março de 2012 – 07:00
por Fernanda Figueiredo
Da bandana, Bell não se livra, nem mesmo quando o assunto é casamento. Na última sexta-feira (9), o cantor esteve com sua esposa, Aninha Marques, no casamento da jornalista Karina Waxman com o empresário Bruno Degaspari. No figurino do artista, a gafe: terno, gravata e… bandana. Isso mesmo. O cantor não quis nem saber e compareceu à cerimônia com seu tradicional pano cobrindo a cabeleira (ou careca?).
Cristina Cunha
Checklist - produzindo eventos 