Pré-evento – Dicas para o transevento ou a execução do evento

Após constituída a fase de pré-evento, parte-se para a seguinte: execução do evento ou transevento, fase de organização e realização na prática, quando todas as atividades planejadas na concepção  são implementadas.

Para que esta fase transcorra da melhor maneira possível é importante destacar algumas dicas:

–      Elaborar um cronograma (que é um descritivo de atividades previstas no período de tempo que antecede o evento), um check list com plano de ações (uma lista de providências a serem tomadas para a realização do evento) e um conjunto de planos de trabalho (ferramenta que indica as funções de cada membro da equipe).

–      Chegar cedo ao local do evento (em torno de duas horas antes do início do mesmo).

–      Verificar todos os ambientes, tanto o principal como os de apoio, bem como sinalização, decoração do local, posicionamento dos recepcionistas e impressão da lista de convidados.

–      Checar Ordem do Dia junto ao mestre de cerimônias.

–      Acompanhar o planejamento a fim de verificar se o que foi planejado está sendo cumprido conforme o esperado.

–      Testar a iluminação e a sonorização.

–      Manter a tranquilidade e a atenção durante todo o evento.

–      Dar a devida atenção aos convidados.

 

Vale ressaltar que essas dicas devem ser seguidas em todos os dias de evento, caso este ocorra em mais de um.

 Sazana Assunção

CCunha: Dicas válidas, Sazana. Tratam vagamente da implantação do evento, que seria seu tema.

Pré-evento: levantamento das informações, planejamento e organização

Um evento pode ser dividido, basicamente, em três etapas: pré-evento, execução do evento ou  transevento e pós-evento. Neste post, comentarei um pouco sobre a primeira e mais densa etapa, ao meu ver.

No pré-evento que, para autores como Mariângela Silva, pode ser subdividida em duas (levantamento de informações e planejamento e organização) é despendida a maior parte das energias dos organizadores em prol da elaboração do evento. Nele são definidos os seguintes pontos:

–      Tema

–      Programação

–      Custos

–      Data

–      Local

–      Serviços

–      Parcerias

–      Equipe responsável e suas funções

–      Porte do evento  (pequeno – até 150 participantes; médio – entre 151 e 500 participantes; grande – de501 a5 mil participantes; megaeventos – acima de 5 mil participantes).

–      Público a que se destina (Faixa etária, sexo, classe socioeconômica, formação escolar, profissão, áreas de interesse) e convidados.

–      Natureza do evento (artístico-culturais; turísticos; esportivos; recreativos; técnico-científicos; corporativos; sociais; governamentais; cívicos; políticos; Típicos, folclóricos ou religiosos).

–      Tipologia (reuniões dialogais, Competitivos, Demonstrativos ou expositivos, Baseados em reuniões sociais).

–      Definição da modalidade de alimentos e bebidas (à francesa, garçom ou copeira seguram a travessa, enquanto os convidados se servem sentados; à inglesa, direto, onde o garçom serve os convidados sentados;  à inglesa, indireto quando o garçom prepara o prato no guerridón -carrinho de apoio – e serve os convidados sentados; à americana, quando o convidado se serve no buffet previamente montado com todos os alimentos;  franco-americano, no qual o prato de entrada é servido pronto aos convidados sentados, o prato principal é servido em buffet; empratado ou de prato passado, quando o prato vem pronto da cozinha ou de uma ilha de apoio para todos simultaneamente; à russa, quando as bandejas com alimentos ficam à mesa; coffee-break; coquetel; almoço ou jantar; brunch; ou outra)

–      Comunicação e marketing (plano de comunicação/ mídia, ações promocionais diversas e divulgação).

–      Patrocínio e/ou apoio (policiamento, trânsito, ônibus – possibilidade de implantação de linhas especiais durante o evento -, corpo de bombeiros, serviço médico).

–      Produção técnica (iluminação, áudio, transmissão, palco, cenografia, palco, layout do espaço.

 É importante que todas estas informações estejam contidas numa ferramenta fundamental conhecida como plano de ações.  Nele também devem estar presentes  estratégias, estudo de viabilidade, produção, finalização e avaliação dos resultados, ou seja, tudo para alcançar o objetivo do evento. Desta forma, o plano de ações está em constante revisão e complementação, visto que só é finalizado após a última etapa, que é o pós-evento.  Uma vez elaborado este instrumento, pode-se dizer que a largada foi dada para a etapa da execução do evento.  

 Em resumo, o pré-evento consiste numa fase de elaboração e planejamento do evento a partir de um levantamento de informações (diagnóstico, objetivos e estratégias –  estes podem ser formalizados num briefing; escolha do local e data), detalhamento dos custos (orçamento e propostas) e dimensionamento de atividades.

Vale ressaltar que nesta etapa também são estabelecidos  contratos entre as empresas envolvidas (fornecedores e comissão organizadora ou, no caso de uma agência de eventos, entre esta e seu cliente).

 

SILVA,Mariângela B.R. O evento como estratégia na comunicação das organizações: modelo de planejamento e organização. Universidade Estadual de Londrina (UEL)

 

Sazana Assunção

CCunha: Novamente, Sazana, você está fora do seu tema. De qualquer forma, a pesquisa foi boa.

Pré-evento – escolha do buffet

A escolha do buffet (os famosos comes e bebes) deve se cercar de cuidados, detalhes que temos de observar e providenciar:

Faça pelo menos três orçamentos, é um número mínimo para ter noção do preço de mercado;

Marque uma visita a sede do buffet, a fim de verificar o ambiente e principalmente fazer degustação;

Procure referências sobre o serviço prestado, converse com clientes que já foram atendidos e também peça informações ao próprio buffet;

Procure saber se os garçons são funcionários do buffet ou são contratados (é importante saber de que empresa eles são);

O acerto sobre as formas de pagamento e os prazos de entrega deve ser prioridade;

Há buffets especializados em determinados tipos de eventos, fique atento, isso pode facilitar sua busca.

Paulo Roberto de Souza Santos

CCunha: É verdade, Paulo, muita gente acha que contratar buffet é só telefonar, escolher os comes e bebes, pagar e pronto: tudo vai sair a contento. Nada disso. Deve ser feito um contrato discriminando todos os itens contratados, inclusive talheres, copos, aluguel de mesas… Os detalhes devem estar bem explicados, com determinação da hora em que os diversos itens devem estar nos seus devidos lugares. E o mais importante de tudo é ter o número de pelo menos um celular para entrar em contato com o buffet para precaver-se contra o caso de atrasos!

Pré-evento – local da festa

Eis um dos mais importantes passos do pré-evento: o local onde se realizará o momento tão esperado; e nunca é demais falar o quanto a escolha do espaço é importante para a realização de um evento. Vão aí algumas dicas de como devemos proceder para a escolha desse espaço, do que é importante observar:

Localização do espaço (bairro onde este espaço fica, verificar os acessos);

De acordo com o tipo de evento, espaço aberto ou fechado;

Capacidade oficial; de quantas vagas de estacionamento dispõe, se já conta com manobristas;

Quantidade de banheiros que comporte o público, e sinalização deles;

Microfone, caixas de som e iluminação, toalhas de mesa e climatização;

Procurar saber se o espaço oferece pessoal para limpeza durante o evento;

Dispõe-se de bebedouros?;

Pesquisar os preços de aluguel de espaço – economizar é sempre bom, mas cuidado na escolha compare a infraestrutura oferecida – o mais importante é o conforto dos convidados.

Paulo Roberto de Souza Santos

CCunha: Muito bom, Paulo. Realmente todos esses detalhes precisam ser verificados antes de se escolher o local para um evento. Um item que eu acrescento é a relação entre a capacidade de lotação e a lotação prevista: deve-se procurar um ambiente confortável, que nem sobre – o que daria a ideia de fracasso do evento, nem falte – o que daria desconforto aos participantes.

Pré-evento – convite

Em se tratando de convite, o primeiro passo deve ser a formulação de uma lista de participantes, preocupando-se prioritariamente em diferenciar o convite das autoridades. Em seguida, deve-se pensar no tipo de convite que será enviado para cada perfil de participante. Convite impresso, virtual, personalizado, entre outros. Bem como o seu conteúdo, programação completa, data, horário e enumeração das partes. Lembrando que a antecedência deve ser sempre observada, principalmente no caso das autoridades.

É também importante a cotação para comparar os preços, pelo menos três orçamentos. Porém, não sem levar em conta a qualidade. Por isso, buscar referências e conferir trabalhos já produzidos é essencial. Tipo de papel e qualidade na impressão são pontos imprescindíveis.

Assim como em outros passos essenciais que se encaixam no chamado pré-evento, o convite passa pela elaboração planejada, destacando a parte gráfica e textual, texto esse que deve ser construído com muita antecedência.

Cumpridos esses passos de acordo com o cronograma estabelecido para o evento, o convite será enviado em prazo satisfatório para que cada convidado se organize em relação às suas necessidades – compra de itens de vestuário etc.

 Paulo Roberto de Souza Santos

CCunha: Tive de mexer em duas partezinhas desconexas, mas agora está tudo certo. Boas dicas sobre COMO tratar o item convites.

Pré-evento – parte 1

Planejar um evento requer organização e cuidado ao elaborar cada passo. O plano de ações deve conter tudo o que é necessário para que um evento ocorra da forma mais correta possível. Diz-se por aí que é fácil organizar um evento, mas na verdade é preciso dispor de muito conhecimento teórico para que o evento não seja um fiasco.

Esses procedimentos que fazem parte do plano de ações de um evento são chamados de pré-evento.  A definição de pré-evento dá idéia de algo amplo, e de fato o é. Desde a escolha da equipe e a definição do objetivo do evento até a execução das primeiras etapas, tudo  faz parte do chamado pré-evento.

Entre essas primeiras etapas estão a definição do local (espaço físico) onde se realizará o evento, que deve respeitar as necessidades básicas e o conforto do público. Local faz parte do checklist; a definição do local faz parte do cronograma. O sucesso de um evento depende de um bom plano de ações. A intenção desta postagem é justamente auxiliar na elaboração de um plano de ações eficiente, sendo que as próximas postagens deste tópico terão em seu conteúdo o passo a passo com esta finalidade.

Paulo Roberto de Souza Santos

CCunha: Paulo, tive de refazer uma parte da sua redação, para que houvesse clareza. E ainda fico na dúvida se você cumpriu o prometido por você mesmo, ou seja, “auxiliar na elaboração de um plano de ações eficiente”. Você pode muito mais…

Pré-evento – parte 2

A elaboração de um evento deve começar com bastante antecedência. Dois, três, quatro meses ou mais, isso dependerá do tipo de evento que irá ser realizado. Deve-se analisar junto com a equipe a complexidade do planejamento.

O primeiro passo é a definição do tema, atentando-se para o recorte correto, para que se dê conta do assunto escolhido. Em seguida definir o local onde o evento acontecerá, levando em consideração a infraestrutura do espaço e também do entorno. O espaço, deve ser observado se é aberto, para providenciar cobertura, fechamento lateral e outras necessidades. O local também influencia diretamente no horário, que deve ser pensado de acordo com a logística de transporte e segurança do local.

A organização do evento que está sendo elaborado começa com um roteiro, instrumento essencial que vai nortear cada fase. É válido buscar modelos já existentes; porém, considerem-se as demandas específicas. Ao construir o roteiro se tem idéia de como se dará a logística de todo o evento.

O próximo passo é definir a lista de convidados, levando em consideração o tema definido para o evento. Se necessário, preparar modo de inscrição prévia, além do envio dos convites (digital ou impresso, contendo horário, local e programação) que deve ser feito o quanto antes, principalmente no caso de autoridades que venham a ser convidadas. Verificar também a necessidade de enviar releases e convites à imprensa. É ideal que alguém da área de comunicação realize esse trabalho.

É nessa fase também que deve ser definida a forma de captar recursos para a realização do evento: devem-se definir as propostas de patrocínio, buscando esses recursos em empresas que costumem apoiar eventos relacionados com o tema escolhido.

Paulo Roberto de Souza Santos

CCunha: Ao escrever, você tem a tendência de somar “lustre com abacaxi”… Lustre se soma com luminária, abacaxi com maçã. Separe suas ideias e use uma frase para cada uma. Leia também os posts das outras categorias, para delimitar melhor seu assunto, certo?

E o planejamento vira ação…

A aprendizagem, no século XXI, está longe de seguir o antigo método de ver, antes, a teoria, para depois colocar em prática. Crianças se põem à frente do monitor do netbook ligado à Internet e, intuitivamente, vão se apropriando do conhecimento de como funciona aquela máquina faz-tudo.  Em festinhas-lá-de-casa, também funciona assim. Entretanto, tudo é bem diferente nos eventos empresariais. Não dá pra aprender fazendo. Quero dizer: em sala de aula, aprendendo a produzir eventos, a melhor metodologia é exatamente aprender-fazendo, ou aprender-simulando. Mas quando a coisa é pra valer, não dá pra improvisar, a não ser quando acontece um problema inesperado.

Já que é assim, o melhor caminho é, após a organização do checklist, elaborar um meticuloso Plano de Ação. Muito bem: agora, é colocar o Plano em prática.

Suponha que, no Plano de Ação, um item seja “contratar Buffet”. Que coisa simples, não é? Você liga, contrata, pronto: por mágica, toda a comida e a bebida estarão perfeitas, no horário exato, no local combinado!!!

Mas… quantos salgados de camarão, mesmo? E… tem certeza de que não vai faltar? Que tipo de vinho? Qual a cor das toalhas? O vinho é branco ou tinto?… E por aí vai! Colocar em prática o plano de ação não é tão simples como ir ao supermercado com as compras planejadas.

Quais seriam os princípios que nos levariam a resolver tantos pequenos problemas? O objetivo do evento, talvez…

E quais seriam esses inúmeros detalhes, que podem transformar tanto trabalho em um enorme fracasso?

Eu começaria arriscando um, pra que você complete: o local do evento é aberto ou fechado? Se for aberto, preciso ter alternativa para uma possível chuva.